Att tänka på inför ert event!

Att tänka på inför ert event!

Här följer en lista på tips och idéer som du kan använda för att kontrollera att din planering tar hänsyn till även det konkreta och praktiska kring ert event.

Möte
Samla samtliga personer som involveras i ert evenemang för att tillsammans komma överens om mål/syfte med ert event.

Konferensprogram
Skriv ett program för dagen/dagarna där det framgår tider och aktiviteter. Även om aktiviteterna kommer att förändras många gånger under planeringsprocessen kommer det att vara till stor hjälp för er att ha ett program.

Möblering
Beskriv för anläggningens kontaktperson hur ni vill ha det med exempelvis möblering i konferensrummet och teknik som ni behöver. Om ni är osäkra på vad som är effektivast för ett visst ändamål, fråga!

event

Att tänka på inför ert event!

Kontaktpersoner
Helst bör det vara samma person som genomför bokningen som är på plats under arrangemanget. Om det inte är möjligt, se då till att den ansvariga personen på plats får all information och kontaktar anläggningens ansvariga för avstämning.

Tydlighet
Utgå inte från att det som är osäkert löser sig när ni är på plats. Det som kan hamna mellan stolarna kommer oftast att göra det. Stäm av med din projektledare.

Andra gäster
Ta reda på vilka andra gäster som är på anläggningen. Om det är viktigt att era ”grannar” inte arrangerar en häftig kick-off när ni behöver arbetsro ska ni självklart be anläggningen om hjälp att lösa detta.

Avskildhet
Om det är viktigt att ni får avskildhet, lugn och arbetsro, välj då en anläggning som kan erbjuda lugna och stillsamma mötesplatser. Prata med anläggningen och fråga om det finns möjligheter för en grupp i er storlek att arbeta avskilt.

Boende
Finns det speciella önskemål om hur man önskar rumsplacering bör detta framgå så tidigt som möjligt. Ta reda på om anläggningen är disponerad så att önskemålen kan tillgodoses.

Måltider
Det är viktigt att alla kan få måltider som passar deras förutsättningar. Många är överkänsliga mot eller äter inte viss mat. Gå igenom samtliga måltider och försäkra dig om att det finns en tillräckligt varierad meny.

Talare
Be att få en lista över vilka som kommer att tala och vilka krav och önskemål de har. Se till att de kommer i god tid så att ni hinner kontrollera all teknik, datoranslutningar, mikrofoner osv. Se till att talaren har programmet för eventet, kontaktuppgifter till eventansvariga och anläggningen.

Transport och kommunikation
Hur kommer deltagaren ska ta sig till anläggningen. Ta fram tabeller och karta som beskriver hur man bäst tar sig fram.

Marginaler/pauser
Tänk på att förflyttningar tar alltid längre tid än man tror.

Läkarvård
Det är sällan någonting allvarligt inträffar, men det är alltid bra att försäkra sig om att det finns tillgång till ”första hjälpen”. Skaffa uppgifter om hur långt det är och hur man tar sig till närmaste sjuksköterska/läkare/sjukhus. Ta även reda på var ni kan få tag på t ex huvudvärkstabletter, plåster, m.m.

Klädsel – klädpolicy
Klädsel bör ibland anpassas till de aktiviteter deltagarna ska göra. T ex blir det festligt på kvällen vill deltagarna känna sig rätt klädda.

Information
Sammanställ ett informationsblad för deltagarna innan eventet som innehåller:
– Dagens program
– Information om boende
– Information om måltider
– Klädsel
– Kontaktuppgifter till de som ansvarar för eventet
– Kontakt till anläggningen där ni kommer att vara
– Färdmedel – Hur man tar sig dit och hem

  • Anders ”Ankan” Johansson
    10 januari - Hylte
  • Petra Lundström
    15 januari - Stockholm
  • Maria Wetterstrand
    22 januari - London
  • Lars JO Larsson
    23 januari - Stckholm
  • Maria Wetterstrand
    23 januari - London
  • Björn Eriksson
    30 januari - Östersund